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MODE D’EMPLOI COMMUNICATION EVENEMENTIEL

Seuls de véritables professionnels sont en mesure d’organiser pour vous des manifestations, événements, actions de communication événementielle,…

Nous vous encourageons à contacter les différentes fédérations professionnelles et organismes qui vous aiguilleront pour vos projets de communication par l’événement.

4 Phases Majeures pour votre projet de communication événementielle

• Conception,

• Préparation,

• Déroulement de la manifestation,

• Exploitation de la manifestation.

13 ETAPES ESSENTIELLES POUR PREPARER VOTRE EVENEMENT

ETAPE 1 : ETUDIER LA FAISABILITE DE L’EVENEMENT

Eléments auxquels il faut penser :

• Informations sur la manifestation précédente (s’il y en a)
• Objectifs fixés (participation souhaitée, cibles, échelle de l’événement
• Thèmes (détermination et répartition)
• Dates (détermination en fonction des événements concurrents, de l’activité de la profession, de la saison, des vacances scolaires, des jours de la semaine, de la disponibilité des lieux et de l’équipe…)
• Durée (à déterminer en fonction des thèmes abordés, des coûts engendrés, de la disponibilité)
• Lieux
• Financement
• Régie
• Mode de gestion de la manifestation
• Planning prévisionnel , programme prévisionnel et budget prévisionnel

ETAPE 2 : DEFINIR UNE STRUCTURE PORTEUSE

(si ce n’est pas déjà fait, ex : comité d’organisation, CE,…)

ETAPE 3 : DEVELOPPER LES PARTENARIATS

Penser à contacter :

Région, ville, CCI, fédération d’un secteur d’activité,…

ETAPE 4 : DEFINIR LES MODALITES DE TRAVAIL

Eléments auxquels il faut penser :

• Détermination des besoins (lieux de réunion, surface d’exposition, surface commune, surface de restauration, équipements spécifiques, hébergement, animation, programme social…

Dans les équipements spécifiques, penser à l’éclairage, le son, la clim, l’interprétation, la projection, signalétique et logistique, la déco, la location de mobilier et matériel…

• Détermination des besoins en personnel et sélection (hôtesses en accueil vestiaires et salle, secrétaires – standardistes, gardiens, techniciens, personnel de nettoyage, chauffeurs, coursiers, personnel de restauration,…

ETAPE 5 : ELABORER UN SYSTEME DE GESTION DES TRANSPORTS

Eléments auxquels il faut penser :

Transferts et transports, évaluation des capacités disponibles

ETAPE 6 : ORGANISER LA SECURITE DE L’EVENEMENT

Eléments auxquels il faut penser :

• Préfecture de police
• Gardiennage sécurité
• Infirmerie, cordon croix rouge

ETAPE 7 : ORGANISER LE DISPOSITIF D’ACCUEIL

Eléments auxquels il faut penser :

• Surface
• Mobilier
• Téléphone
• Signalétique
• Services divers (banque, infirmerie, espace presse, accès Internet, vestiaires,..)

ETAPE 8 : PREPARER LE DISPOSITIF DE COMMUNICATION

Eléments auxquels il faut penser :

• Promotion (avec achats de fichier, sélection d’un routeur, sélection d’un attaché de presse, mise en place de l’espace presse, télémarketing, création d’un site web consacré à la manifestation

• Editions (élaboration charte graphique, choix d’un graphiste et d’un imprimeur

ETAPE 9 : PROCEDER A DES SIMULATIONS

ETAPE 10 : GERER L’EVENEMENT AU QUOTIDIEN

ETAPE 11 : COMMUNICATION IN SITU

ETAPE 12 : PROCEDER A UNE PHASE D’EVALUATION

Eléments auxquels il faut penser :

• Presse
• Conférenciers
• Congressistes
• Exposants
• Prestataires
• Statistiques
• Impact

ETAPE 13 : REALISER UN BILAN PROSPECTIF POST-EVENEMENT

N.B. : Lors de toutes les phases, les questions à se poser sont simples :
1. Objectifs
2. Résultats attendus
3. Principaux moyens à mettre en œuvre

Attention

Des conditions particulières pour événements d’envergure (gestion des autorisations préfectorales, cordons sécurité & croix rouge, assurance événementielle spécifique…)